Quase todo mundo que me procura já testou IA. O que falta quase sempre é uma biblioteca de prompts, aquilo que transforma o teste de vez em quando em rotina da empresa. Eu vi isso de perto em uma mentoria individual recente.
Do outro lado da mesa estava quem toca o administrativo e o financeiro de um grupo de negócios. Gente que já tinha usado IA algumas vezes, sem método e sem rotina. A expectativa era sair com mais uma ferramenta. Eu tinha outro plano, e abri a sessão assim:
“Hoje o meu objetivo é compreender a tua rotina no dia a dia. Eu quero compreender a tua rotina para poder estruturar como que vocês vão usar a inteligência artificial aí no dia a dia de vocês. Eu vou te fazer várias perguntas para entender o teu processo.”
Antes da ferramenta, a rotina
Foi uma sessão de pergunta. Que relatório sai toda semana, que documento se escreve à mão, que reunião come a tarde inteira. No meio disso apareceram as cartas, escritas uma a uma, do zero.
Perguntei: “E hoje como que você faz essas cartas? Tudo você que escreve? Então é outra coisa que a gente pode te ajudar também. Já de repente trazer um rascunho, alguma coisa que já te facilite ali o contexto.”
Depois vieram as reuniões. Muitas, online e presenciais, e quase nada registrado. Ali eu fui direto: “Além das reuniões online, as presenciais também deveriam ser transcritas, para a gente poder documentar e tudo mais. A gente vai usar as transcrições de reuniões para análise de risco, para decisões estratégicas.”
Na mesma conversa, emendei: “Por mais que talvez eu não vou conseguir te salvar de participar delas, o pós com certeza vou conseguir te ajudar. Uma ata muito bem feita, agilizar o seu tempo processando aquilo. Isso com certeza eu consigo te ajudar.”
Abri na tela o resumo de uma reunião, feito por IA, e fui mostrando: “Olha como que a IA faz o resumo. Ela resumiu a abertura. Se você quiser ver a conversa, está vendo esse link aqui? Eu vou lá na transcrição, exatamente no momento da conversa em que a gente falou sobre aquilo. E aqui na lateral a gente volta para o resumo.”
E continuei: “Então você tem anotações em todos os lugares do porquê a gente está falando isso aqui. E o legal é que você vai ter tanto resumido quanto o teor completo. Você vai ter a base disso tudo aqui dentro.”
Aí veio a pergunta que eu queria fazer desde o começo: “E você vê que se você usasse a inteligência artificial de maneira diferente, isso economizaria teu tempo? Só estou batendo um papo, te colocando em um modo de pensar diferente, que é onde eu consigo te ajudar bem.”
Onde entra a biblioteca de prompts
Com a rotina na mesa, a ferramenta deixou de ser o assunto. Cada tarefa repetida pedia o mesmo tipo de instrução, e essa instrução era reinventada do zero toda vez. Eu disse:
“Eu acho que esse é o ápice da nossa sessão hoje, porque eu posso criar com você uma biblioteca de prompts, aonde você vai lá e pega o prompt que você vai usar para determinada situação. Um prompt por uma análise de um relatório, por uma questão mais operacional, uma questão mais estratégica, uma ata de reunião.”
Parece pouco. O prompt bem feito fica salvo, testado, e qualquer pessoa da equipe pega e usa. Se alguém sai de férias, o jeito certo de fazer aquela análise continua ali. Isso conversa com o dilema de contratar ou automatizar com IA em times enxutos: antes de pensar em gente nova, vale ver quanto da semana já cabe em um prompt bom.
Saber pedir faz a diferença
Na mesma conversa, falei sobre o que separa quem usa IA de verdade de quem só testa:
“Essa é a grande questão de inteligência artificial. É acessível para todo mundo. Mas dificilmente alguém obtém os resultados que eu tenho usando a mesma inteligência artificial, porque eu sei pedir, eu sei criar esse prompt e ele retorna. Quando a gente sabe criar e faz um prompt adequado, o resultado ele é impressionante.”
E aí entrou a parte que mais me interessa nesse tipo de conversa, que é o que muda para quem está usando. Expliquei:
“Porque você é uma pessoa só, mas você consegue ter um especialista em áreas que você não é especialista. Nós humanos não conseguimos ser especialistas em tudo, mas você consegue através de um bom prompt ter um especialista em segurança, tem um especialista em relatório, tem um especialista em tomada de decisão, tem um especialista em várias áreas, coisa que nós não somos.”
E completei: “E aí você vai acumular essas funções. O teu trabalho, a tua relevância diante da tua atuação, ela vai elevar quantas vezes mais, que você vai conseguir ter algo muito mais rico. Isso não diz respeito a que você não é isso hoje. Diz respeito ao que você vai se transformar com isso.”
Eu insisto nesse ponto porque muita gente ouve IA e pensa em substituição. Na mesa, a conversa foi de ganho: a mesma pessoa, com mais especialistas à disposição, entregando um trabalho mais completo.
Da conversa para a prática
A decisão da sessão foi sair com a biblioteca começando a ser construída, e não com mais um tutorial.
Combinei assim: “Eu vou criar uma biblioteca de prompts, a gente vai testar eles juntos. Então, literalmente, eu vou junto com você, eu vou te ajudar a usar, vou te ajudar a pegar um insumo, uma reunião, uma transcrição, gerar um relatório, usar um prompt. Então na próxima vai ser na prática.”
E expliquei como seria: “Você vai compartilhar tua tela comigo e aí eu vou te ajudando: ‘vai lá, toma aqui o prompt, executa ali, pega daqui, vai para lá’. Eu já com uma biblioteca de prompt, um documento de instrução, de treinamento, e aí a gente já começa a trabalhar praticamente.”
Gosto desse formato porque a biblioteca nasce do uso. Prompt que não funciona na tela de quem vai usar sai, prompt que funciona ganha ajuste e fica. Para fechar, deixei a porta aberta: “É claro também que a gente não precisa se preocupar se a gente descobrir algo no meio do caminho, a gente vai falar sobre isso, a gente vai entender.”
Esse é um pedaço do que a gente faz quando um negócio precisa acelerar: olhar a rotina antes de olhar a ferramenta. Se eu fosse começar amanhã, pegaria a semana passada e anotaria tudo que se repetiu, do relatório à ata. Cada item vira um prompt, testado e salvo em um lugar só.
Qual tarefa da sua semana já devia estar nessa lista?
